Электронный документооборот: чего ждать в 2025 году

Навигация

ЭДО, ЭЦП и налоговые поступления

Подписание документа электронной подписью дает ему юридический статус и приравнивает к аналогичному на бумажном носителе. ЭДО имеет очевидные преимущества, но его широкое внедрение затруднено объективными факторами: отсутствием единых технических правил разработки и обмена электронными документами.

Если для граждан документооборот в рамках госуслуг в общих рамках унифицирован, то для предприятий и организаций взаимодействие с государственными органами и друг с другом слабо систематизировано. Для юридических лиц отдельные функции также подключены к сервису госуслуг (получение некоторых лицензий), часть задач решается через уполномоченных операторов ЭДО (налоговая отчетность, обмен с поставщиками коммунальных услуг и пр.). Электронные системы госзакупок, землеустройства и недвижимости, судопроизводства и многие другие выделены в отдельные онлайн-сервисы. Невозможно унифицировать документооборот разнонаправленных видов деятельности предприятий, но систематизировать формат создания документов для различных контролирующих органов было бы целесообразно. Например, предоставление текущих сведений в Росфинмониторинг или Федресурс на основе XML-данных регистров бухгалтерского учета могло бы существенно снизить трудозатраты компаний.

Необходимо отметить, что в настоящее время отсутствует единая регламентация электронного обмена документами в хозяйственной деятельности коммерческих организаций, кроме кадрового. Основным инициатором и бенефициаром массового внедрения ЭДО является ФНС России. Именно налоговая служба опубликовала программную «Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности» (Протокол комиссии по цифровому развитию № 34 от 25.12.2020). Ряд анонсированных в «Концепции» мероприятий внедрены, получены и проанализированы результаты.

В частности, реализован раздел «Использование электронной подписи и применение электронных доверенностей». В рамках реформирования системы электронной подписи произведены: ужесточение требований к сертификационным центрам, унификация требований к ЭП с повышением уровня защиты данных (№ 476-ФЗ от 27.12.2019). В государственных информационных системах применяется сертификат усиленной квалифицированной ЭЦП (УКЭЦП). Квалифицированная — содержит сертифицированные элементы криптографии (ФСТЭК/ФСБ), её использование требует предустановки средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Данные меры способствовали сокращению мошеннических схем с возмещением «бумажного» НДС. Такие схемы предполагали подачу фиктивных корректировочных деклараций, снижающих обязательства перед бюджетом заинтересованных участников. Объем расхождений в общей сумме вычетов по НДС, по данным руководителей ФНС РФ, снижен многократно, в т.ч. за счет повышения защиты УКЭЦП.

Утверждение форматов электронных документов

Неотъемлемым элементом развития массового ЭДО является создание единых форматов электронных документов. Они построены на общих требованиях к структурированию информации, идентичности человекочитаемых и машиночитаемых форм, визуализации, шифрованию и обработке данных и др. Вносить и обрабатывать документы в ИС без ручного ввода позволяет формат XML, а ФНС осуществляет разработку рекомендуемых и утверждённых видов планомерно и последовательно. Документы, связанные с определением налоговых обязательств по НДС, классифицируются как формализованные, в любом ЭДО используются только в виде XML-форм. Формат счетов-фактур, УПД регулярно подвергаются корректировке по причине необходимости добавления данных о прослеживаемости товаров, новых ставок налога, льгот.

Ряд других видов документов носит статус рекомендуемых, и контрагенту они могут быть представлены в разных форматах, в т.ч. pdf/doc.

Например, «Акт приемки-сдачи работ (услуг)» имеет статус рекомендованного (включая договор строительного подряда), формат документов для обмена определяется условиями соглашения об ЭДО, а в случае налогового контроля допустимо отправлять заверенную копию, подписанную УКЭЦП.

Динамика разработки форматов электронных документов следует за хозяйственной практикой и нередко зависит от усилий отраслевых регуляторов. Минтранс РФ регламентировал новый порядок оформления путевых листов с 01.03.2023, с этого же периода действует формат электронного путевого листа. Утверждение форматов таких документов, как «коносамент» или «электронный договор фрахтования», стало следствием увеличения объемов морских перевозок (Приказ ФНС РФ № № ЕД-7-26/382@ от 13.05.2024).

Межплатформенный и трансграничный ЭДО

Сокращение количества операторов отчетности на рынке позволило решать задачи технологии обмена электронными документами между разными операторами. ФНС РФ обобщила информацию об операторах электронного документооборота, и результаты представлены пользователям в виде данных о роуминге разных систем при выборе оператора. В данном контексте роуминг — это возможность обмена документами с пользователями другой системы ЭДО. Так, например, «КонтурДиадок» анонсирует возможность роуминга с пользователями практически всех крупных операторов.

Пилотные проекты по трансграничному ЭДО осуществлялись в рамках Таможенного союза ЕАЭС между компаниями России, Белоруссии, Казахстана, Армении. Федеральный закон № 457-ФЗ от 04.08.2023 позволяет признавать иностранные электронные подписи и обмениваться юридически значимыми электронными документами в рамках трансграничной торговли. По итогам «белорусского пилота» разработаны рекомендации по обмену электронными товаросопроводительными документами между предприятиями двух стран с применением механизма доверенной третьей стороны (ДТС). ДТС — это национальный оператор ЭДО, который осуществляет проверку и подтверждает электронную подпись для остальных участников обмена.

В документе представлены рекомендации по взаимному признанию электронных цифровых подписей, технологические схемы обмена документами, описание особенностей регулирования ЭДО в России и Республике Беларусь, разъяснения по представлению электронных документов в налоговые органы РФ. Для каждой из юрисдикций четко обозначены стандартизируемые документы для контролируемого в налоговых целях трансграничного ЭДО.

Дальнейшее развитие систем ЭДО станет осуществляться географически, будут расти списки операторов и контрагентов из стран ЕАЭС. На стадии промышленной эксплуатации находится пилотный проект ЭДО с китайскими партнерами, при положительных результатах проекта трансграничный ЭДО продолжит расширение в другие юрисдикции.

Некоторые налоговые сервисы в ЭДО

ФНС РФ разрабатывала основы и детали ЭДО для налогоплательщиков, исходя из последовательного контроля за НДС. Изначально были отработаны технические нюансы информационного обмена с налогоплательщиками, потом в рамках АСК НДС-3 на статистически значимых массивах данных по отраслям и регионам была создана риск-ориентированная модель налогового контроля.

Высокий уровень цифровизации позволил создать полезные сервисы и для налогоплательщиков. Запущен сервис создания электронных документов в машиночитаемом виде. Пока пользователи могут сформировать договор в электронной форме в формате PDF/A-3. С начала 2025 года разработчики обещают осуществить возможность создания в электронной форме счетов-фактур и УПД и подписания электронных документов мобильной подписью.

Разработан отдельный сервис по созданию и проверке машиночитаемых доверенностей. В рамках этой функции руководитель сможет создать один из трёх видов МЧД и разместить её в специализированный распределенный реестр ФНС России (блокчейн-хранилище). Новая форма объединяет электронные доверенности для обмена между организациями и государственными органами (B2B и B2G) в единую машиночитаемую форму, согласованную с Федеральной нотариальной палатой. Также возможно проверить МЧД, созданные в сторонних системах, и загружать их в указанный реестр ФНС.

Рядом расположен механизм проверки электронных подписей, который позволяет определить актуальность сертификата ЭЦП: сроки, кем выпущен, наличие статуса «отозван».

Обращает на себя внимание пилотный проект по представлению налоговой и бухгалтерской отчетности в электронной форме через интернет-сайт ФНС России. С одной стороны, для налогоплательщиков создана возможность сдавать бухгалтерскую и налоговую (часть) отчетность без участия и расходов на услуги операторов ЭДО. Представлены подробные инструкции технических настроек сертификатов, драйверов и необходимого ПО (СКЗИ КриптоПро). С другой — в данном сервисе отсутствует возможность представления отчетности по НДС и крупными налогоплательщиками. Такой способ менее затратный, но требует поддержания актуального ПО, сопровождается отсутствием технической поддержки. Указанный проект неоднократно продлевался и действует до 01.07.2025.

Авторская колонка аудиторско-консалтинговой компании «Аудэкс»:

• Налогообложение трудовых доходов налоговых нерезидентов: изменения с 01.01.2024
• Нематериальные активы: отдельные вопросы внедрения ФСБУ 14/2022
• Как меня видит налоговая: оценка юридического лица на базе ИС АИС «Налог-3»
• «Сюрпризы» по НДС для новых плательщиков
• Все статьи колонки "Аудиторско-консалтинговая компания «Аудэкс» — колонка компании"